Sa oled siin

Isikuandmete töötlemine

Maaeluministeerium võib oma tegevuse käigus saada teavet, mis sisaldab Teie isikuandmeid. Need võivad sisalduda nii dokumentides kui ka salvestuda infosüsteemides. Mõnel juhul võivad Teie isikuandmed ja pöördumine saada teatavaks kolmandatele isikutele või võidakse need avalikustada meie dokumendiregistris.

Järgnevalt anname ülevaate, kuidas hoiame Maaeluministeeriumis Teie eraelulist, s.o isikuandmetega ja delikaatsete isikuandmetega seotud teavet, mis on meile teatavaks saanud, ja kuidas me edastame seda teavet vajadusel kolmandatele isikutele. Samuti saate teada, mis eesmärgil ministeerium Teie andmeid kasutab ja säilitab ning millised on Teie õigused, kui ministeerium Teie andmeid töötleb.

 

Kui külastate meie veebilehte

Kui külastate meie veebilehte ja tutvute sealse infoga, siis veebilehe külastajate andmeid me ei näe.

Rakendame oma välisveebis veebianalüütika tööriista Google Analytics, mis kogub üldandmeid selle kohta, kuidas külastaja meie veebilehte kasutab. Näiteks kogub Google Analytics andmeid külastajate geograafia, arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi versiooni kohta, külastamise aja ja kestuse ning välisveebi lehtede külastuste hulga ja nende vahel liikumise kohta.

Kogutavaid andmeid ei seostata isikut tuvastava teabega ning me näeme neid üksnes isikustamata kujul; need andmed on aluseks ainult veebilehe külastusstatistika koostamiseks. Saadud teavet kasutame oma veebilehe sisu ja struktuuri arendamiseks ning kasutusmugavuse suurendamiseks.

Lisateave tööriista Google Analytics kohta:

 

Kui külastate Maaeluministeeriumi hoonet

Hoonesse sisenevaid külalisi võtab vestibüülis esimesena vastu töötaja, kes väljastab Teie isikut tõendava dokumendi alusel külaliskaardi, kutsub Teile vastu teenistuja, kelle külaliseks olete ja kes saadab Teid kuni ministeeriumist lahkumiseni. Kõik külalised registreeritakse (Teie nimi ja külastuse aeg).

Kui olete kutsutud ministeeriumi osalema nõupidamisel või mõnel muul üritusel, siis lubab vestibüülis vastuvõttev töötaja osavõtjate nimekirja alusel kohalolijad hoones toimuvale üritusele.

Ka ministeeriumi hoones asuva kohviku külastamiseks annab vestibüülis Teile töötaja külaliskaardi Teie isikut tõendava dokumendi alusel.

Maaeluministeeriumi hoone on ööpäevaringse videovalve all. Isikute liikumine hoonesse ja ministeeriumi territooriumil (siseõu, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel. Videosalvestuse käigus saadud isikuandmeid kasutatakse üksnes asutusesiseselt Maaeluministeeriumi ja tema teenistujate ning külaliste turvalisuse tagamiseks. Eeltoodud isikuandmeid säilitatakse üks kalendrikuu.

 

Kui saadate meile teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja, kaebuse või muu isikuandmeid sisaldava dokumendi

Ministeeriumis registreeritakse nimetatud dokumendid dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikus vaates avaldame avaliku teabe seaduse alusel kirjavahetusest osa andmeid.

Kui kirja saatja on eraisik, siis saatja nime me ei avalikusta, vaid märgime eesnime ja perekonnanime esitähed ning dokumendi pealkirja, kui pole tegemist tundliku teemaga, või pealkirja üldistatult (nt „Pöördumine“, „Järelepärimine“, „Teabenõue“). Dokumendiregistris on Teie nimi, postiaadress ja saadetud dokumendi täpsem pealkiri ning Teie pöördumise sisu nähtav ainult ministeeriumisiseselt selle infosüsteemi kasutajatele. Kui aga Teie pöördumises on väljendatud selge soov oma nime avalikustamiseks, siis avalikustame dokumendiregistri avalikus vaates ka Teie eesnime ja perekonnanime.

Isikute pöördumised on meie dokumendiregistri avalikus vaates nähtavad asutusesisese kasutamise piiranguga. Juurdepääsupiirang on kehtestatud eelkõige isiku eraeluliste andmete kaitseks, mis sisalduvad saadetud dokumendis. Kui keegi soovib meile saadetud eraelulisi andmeid sisalduva dokumendiga tutvuda, siis võib ta esitada teabenõude ja teabenõude saamisel väljastame dokumendist väljavõtte osas, millele juurdepääsupiirangut ei ole kehtestatud. Dokumenti väljastades muudame loetamatuks isiku isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress jmt). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Kui aga saadate meile kirja juriidilise isiku või asutuse esindajana ja kasutate kontaktteabes isiklikke kontaktandmeid, siis on Teie kontaktandmed meie dokumendiregistri avalikus vaates nähtavad, sest juriidilisel isikul ja asutusel endal ei ole eraelu ja kirja saamisel ei eeldata Teie tegevust eraisikuna.

Teie pöördumises sisalduvaid andmeid kasutatakse Teile vastamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile rohkem Teie andmetest kui vastuse koostamiseks vaja. Kui aga olete saatnud meile kirja, millele vastamine ei ole meie pädevuses ja saadame kirja teisele asutusele, siis edastame selle kirja juba juurdepääsupiiranguga, mis on teisele asutusele täitmiseks kohustuslik ja informeerime kirja edastamisest ka Teid.

Kui Teie pöördumine sisaldab väga tundlikku teemat ehk delikaatseid isikuandmeid (nt kirjeldate oma perekonnaelu üksikasju, terviseprobleemi vms), piirame dokumentidele juurdepääsu ka ministeeriumisiseselt. Selliste dokumentidega saavad tutvuda ministeeriumi teenistujad, kellel ametiülesannete täitmiseks on see teave tööks vajalik.

Kui olete pöördumistes-märgukirjades osundanud puudustele meie töös, mida saame kasutada ka oma töö kvaliteedi ja töökorralduse hindamiseks ning statistika koostamiseks, siis selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse üldistatult.

Vaatamata kehtestatud juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus (nt kohtueelne menetleja, kohus) ja põhjendatud vajadus.

Eraisikutega peetud teabenõuetega seotud kirjavahetust säilitame 3 aastat.

Kui Teie pöördumised käsitlevad aga teemavaldkondi, mida ministeerium on pidanud oluliseks ka tuleviku seisukohast ja andnud vastavate teemavaldkondade dokumendisarjadele arhiiviväärtuse või pidanud vajalikuks dokumendisarju pikemalt säilitada, siis säilitatakse ka Teie saadetud märgukirju ja selgitustaotlusi ministeeriumi dokumentide loeteluga sellele sarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul.

Arhiiviväärtusega dokumente säilitame ministeeriumis 10 aastat ja seejärel anname need üle Riigiarhiivi, säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitame kehtestatud korras.

Kui olete ministeeriumile teabe edastanud e-posti teel, siis sellele infosüsteemile rakendatakse turvameetmeid vastavalt määratud turvaklassile ja Teie andmete turvalisus on tagatud.

Kui kandideerite meile tööle või praktikale

Maaeluministeeriumi tööle kandideerides lähtume kandidaadi avaldatud teabest. Ka ministeeriumile esitatud CV ametikohale kandideerimiseks on dokument, mis registreeritakse ja millele ka vastatakse.

Kuna CV, mille ametikohale kandideerimisel esitate, sisaldab Teie isikuandmeid, siis on CV-le kehtestatud juurdepääsupiirang ja juurdepääs on piiratud ka ministeeriumi sees. Ametikohale kandideerijate CV-dele võimaldatakse juurdepääs ainult ministeeriumi personaliosakonna teenistujatele ja konkursikomisjoni liikmetele. Kui esitate oma CV-s tööle soovitajad, siis eeldame, et võime Teie poolt soovitajatena nimetatud isikutega suhelda.

Meile tööle kandideerides on Teil õigus saada teada, milliseid andmeid me Teie kohta kogunud oleme. Teil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ning anda selgitusi või esitada vastuväiteid. Teiste kandidaatide andmeid me ei avalda.

Kui esitate meile CV praktikale kandideerides, kehtivad samad nõuded, mis kehtivad ka tööle kandideerides.

Konkurssidega seotud teavet saame kasutada ka meie ministeeriumi töö kvaliteedi ja töökorralduse hindamiseks ning statistika koostamiseks, siis selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse üldistatult.

Kui Te ei osutunud valituks, säilitame vajaduse korral Teie nõusolekul (sel juhul võetakse Teiega isiklikult ühendust) Teie andmed, et võimalusel pakkuda Teile tööd teisele Teie erialale vastavale töökohale. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Värbamisprotsessis kandidaatide CV-de ja avalduste edasisel menetlemisel hoiame neid lahus muudest dokumentidest ja kui Teid ei valitud kandideeritavale ametikohale, siis hoiame Teie andmeid lõpetatud toimikus kuni hävitamiseni.

Kandidaatide avaldusi ja CVsid sisaldavad sarja dokumendid hävitatakse ühe aasta möödumisel asjaajamisaasta lõppemisest.

 

Isikuandmed riiklikes registrites

Maaeluministeeriumi valitsemisalas olevad ametid töötlevad riiklike registrite andmeid. Registrite isikuandmete koosseis ja säilitamise tähtajad on määratletud õigusaktides ning andmetöötlus (sh isikuandmete) toimub ranges vastavuses õigusaktidega.

Ministeeriumi ametid töötlevad järgmiste registrite andmeid

Põllumajandusregistrite ja Informatsiooni Amet

Veterinaar- ja Toiduamet

Põllumajandusamet

Registrite isikuandmetega saab tutvuda ja vajadusel neid parandada internetis, kasutades e-PRIA või Maaeluministeeriumi kliendiportaali võimalusi. Eraisikuna on teil õigus tutvuda enda kohta kogutud andmetega, nõuda vigade parandamist isikuandmetes ja esitada vastuväiteid, pöördudes vastava ameti poole teabenõudega.

 

Kui soovite tutvuda andmetega, mida oleme Teie kohta kogunud

Kui soovite tutvuda andmetega, mida oleme Teie kohta kogunud, esitage meile isiklikult omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud Teie isikusamasuses. Teie kohta kogutud andmeid väljastatakse ainult Teile. Kolmandale isikule väljastame Teie isikuandmeid ainult juhul, kui selleks on seadusest otse tulenev õigus.

Võimaluse korral väljastame Teile andmed Teie soovitud viisil viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Paberil andmete väljastamisel võime alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest (kui seadusega ei ole ette nähtud riigilõivu teabe väljastamise eest). Turvasalvestusi ei väljastata turvakaalutlustel ja sellega kaasneks ka salvestustele jäänud kolmandate isikute õiguste rikkumine.

Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ja enda isikuandmete töötlemise lõpetamist (kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam seaduslikku alust). Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

Kui Te leiate, et andmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

 

Isikuandmetega seotud rikkumine

Kui ministeeriumi valitsemisala asutustes toimub eraisikute isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame sellest Andmekaitse Inspektsiooni, kes menetleb rikkumist. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Isikuandmete kaitset koordineerib ministeeriumis ja ministeeriumi allasutustes andmekaitsenõunik, kelle poole saab pöörduda aadressil dpo@agri.ee.

 

Viimati uuendatud: 24. mai 2018