Järgnevalt anname ülevaate, kuidas hoiame Teie eraelulist, s.o isikuandmetega ja delikaatsete isikuandmetega seotud teavet, mis on meile teatavaks saanud, ja kuidas me edastame seda teavet vajadusel kolmandatele isikutele. Samuti saate teada, mis eesmärgil Teie andmeid kasutame ja säilitame ning millised on Teie õigused, kui Teie andmeid töötleme.
Isikuandmed on mis tahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada.
Isikuandmete töötlemine on mis tahes isikuandmetega tehtav toiming.
Kui külastate meie veebilehte ja tutvute sealse infoga, siis veebilehe külastajate andmeid me ei näe.
Rakendame oma välisveebis veebianalüütika tööriista Google Analytics, mis kogub üldandmeid selle kohta, kuidas külastaja meie veebilehte kasutab. Näiteks kogub Google Analytics andmeid külastajate geograafia, arvuti brauseri ja operatsioonisüsteemi versiooni kohta, külastamise aja ja kestuse ning välisveebi lehtede külastuste hulga ja nende vahel liikumise kohta.
Kogutavaid andmeid ei seostata isikut tuvastava teabega ning me näeme neid üksnes isikustamata kujul; need andmed on aluseks ainult veebilehe külastusstatistika koostamiseks. Saadud teavet kasutame oma veebilehe sisu ja struktuuri arendamiseks ning kasutusmugavuse suurendamiseks.
Lisateave tööriista Google Analytics kohta:
Ülevaade Google Marketing Platformi, sh Google Analyticsi privaatsuseeskirjadest ja kogutavatest andmetest (inglise keeles)
Google Analytics Opt-OutLisarakendus veebibrauserile soovi korral Google Analyticsi andmete kogumise keelamiseks (inglise keeles)
Hoonesse sisenevaid külalisi võtab vestibüülis esimesena vastu infolaua töötaja, kes väljastab Teie isikut tõendava dokumendi alusel külaliskaardi, kutsub Teile vastu teenistuja, kelle külaliseks olete ja kes saadab Teid kuni ministeeriumist lahkumiseni. Kõik külalised registreeritakse (Teie nimi ja külastuse aeg).
Kui olete kutsutud ministeeriumi osalema nõupidamisel või mõnel muul üritusel, siis lubab vestibüülis vastuvõttev töötaja osavõtjate nimekirja alusel kohalolijad hoones toimuvale üritusele.
Meie hoone on ööpäevaringse videovalve all. Isikute liikumine hoonesse ja ministeeriumi territooriumil (siseõu, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel. Videosalvestuse käigus saadud isikuandmeid kasutatakse üksnes asutuse sees ministeeriumi ja tema teenistujate ning külaliste turvalisuse tagamiseks. Neid isikuandmeid säilitatakse üks kalendrikuu.
Mainitud dokumendid registreerime dokumendiregistris. Registri avalikus vaates avaldame avaliku teabe seaduse alusel kirjavahetusest osa andmeid.
Kui kirja saatja on eraisik, siis saatja nime me ei avalikusta, vaid märgime eesnime ja perekonnanime esitähed ning dokumendi pealkirja, kui pole tegemist tundliku teemaga, või pealkirja üldistatult (nt „Pöördumine“, „Järelepärimine“, „Teabenõue“).
Dokumendiregistris on Teie nimi, postiaadress ja saadetud dokumendi täpsem pealkiri ning Teie pöördumise sisu nähtav ainult ministeeriumi sees registri kasutajatele. Kui aga Teie pöördumises on väljendatud selge soov oma nime avalikustamiseks, siis avalikustame dokumendiregistri avalikus vaates ka Teie eesnime ja perekonnanime.
Isikute pöördumised on meie dokumendiregistri avalikus vaates nähtavad asutusesisese kasutamise piiranguga. Juurdepääsupiirang on kehtestatud eelkõige isiku eraeluliste andmete kaitseks, mis sisalduvad saadetud dokumendis. Kui keegi soovib meile saadetud eraelulisi andmeid sisalduva dokumendiga tutvuda, siis võib ta esitada teabenõude ja teabenõude saamisel väljastame dokumendist väljavõtte osas, millele juurdepääsupiirangut ei ole kehtestatud. Dokumenti väljastades muudame loetamatuks isiku isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress jmt). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Kui aga saadate meile kirja juriidilise isiku või asutuse esindajana ja kasutate kontaktteabes isiklikke kontaktandmeid, siis on Teie kontaktandmed meie dokumendiregistri avalikus vaates nähtavad. Seda seetõttu, et juriidilisel isikul ja asutusel endal ei ole eraelu ja kirja saamisel ei eeldata Teie tegevust eraisikuna.
Teie pöördumises sisalduvaid andmeid kasutatakse Teile vastamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile Teie andmetest enamat kui vastuse koostamiseks vaja. Kui aga olete saatnud meile kirja, millele vastamine ei ole meie pädevuses ja saadame kirja teisele asutusele, siis edastame selle kirja juba juurdepääsupiiranguga. Selline kiri on teisele asutusele vastamiseks kohustuslik ja informeerime kirja edastamisest ka Teid.
Kui Teie pöördumine sisaldab väga tundlikku teemat ehk delikaatseid isikuandmeid (nt kirjeldate oma perekonnaelu üksikasju, terviseprobleemi vms), piirame dokumentidele juurdepääsu ka ministeeriumi sees. Selliste dokumentidega saavad tutvuda ministeeriumi teenistujad, kellel ametiülesannete täitmiseks on see teave tööks vajalik.
Kui olete oma pöördumises või märgukirjas osundanud puudustele meie töös, mida saame kasutada ka oma töö kvaliteedi ja töökorralduse hindamiseks ning statistika koostamiseks, siis selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse üldistatult.
Vaatamata kehtestatud juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus (nt kohtueelne menetleja, kohus) ja põhjendatud vajadus.
Eraisikutega peetud teabenõuetega seotud kirjavahetust säilitame kolm aastat.
Kui Teie pöördumised käsitlevad aga teemavaldkondi, mida ministeerium on pidanud oluliseks ka tuleviku seisukohast ja andnud vastavate teemavaldkondade dokumendisarjadele arhiiviväärtuse või pidanud vajalikuks dokumendisarju pikemalt säilitada, siis säilitatakse ka Teie saadetud märgukirju ja selgitustaotlusi ministeeriumi dokumentide loeteluga sellele sarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
Arhiiviväärtusega dokumente säilitame ministeeriumis 10 aastat ja seejärel anname need üle Riigiarhiivi, säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitame kehtestatud korras.
Kui olete ministeeriumile teabe edastanud e-posti teel, siis sellele infosüsteemile rakendatakse turvameetmeid määratud turvaklassist lähtuvalt ja Teie andmete turvalisus on tagatud.
Ministeeriumi tööle kandideerides lähtume kandidaadi avaldatud teabest. Ka ministeeriumile esitatud CV ametikohale kandideerimiseks on dokument, mis registreeritakse ja millele ka vastatakse.
Kuna CV, mille ametikohale kandideerimisel esitate, sisaldab Teie isikuandmeid, siis on sellele kehtestatud juurdepääsupiirang ja juurdepääs on piiratud ka ministeeriumi sees. Ametikohale kandideerijate CVdele võimaldatakse juurdepääs ainult ministeeriumi personaliosakonna teenistujatele ja konkursikomisjoni liikmetele. Kui esitate oma CVs tööle soovitajad, siis eeldame, et võime Teie poolt soovitajatena nimetatud isikutega suhelda.
Meile tööle kandideerides on Teil õigus saada teada, milliseid andmeid me Teie kohta kogunud oleme. Teil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ning anda selgitusi või esitada vastuväiteid. Teiste kandidaatide andmeid me ei avalda.
Kui esitate meile CV praktikale kandideerides, kehtivad samad nõuded, mis kehtivad ka tööle kandideerides.
Konkurssidega seotud teavet saame kasutada ka meie ministeeriumi töö kvaliteedi ja töökorralduse hindamiseks ning statistika koostamiseks, siis selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse üldistatult.
Kui Te ei osutunud valituks, säilitame vajaduse korral Teie nõusolekul (sel juhul võetakse Teiega isiklikult ühendust) Teie andmed, et võimalusel pakkuda Teile tööd teisele Teie erialale vastavale töökohale. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
Värbamisprotsessis kandidaatide CVde ja avalduste edasisel menetlemisel hoiame neid lahus muudest dokumentidest ja kui Teid ei valitud kandideeritavale ametikohale, siis hoiame Teie andmeid lõpetatud toimikus kuni hävitamiseni.
Kandidaatide avaldusi ja CVsid sisaldavad sarja dokumendid hävitatakse ühe aasta möödumisel asjaajamisaasta lõppemisest.
Regionaal- ja Põllumajandusministeerium töötleb isikuandmeid hankemenetluse käigus ainult selles ulatuses, milles see on vajalik riigihanke ette valmistamiseks, läbi viimiseks ja hankelepingu sõlmimiseks.
Isikuandmete töötlemise eesmärk on lepingu sõlmimine, sealhulgas hankelepingu ettevalmistamine. Sõltuvalt hankemenetlusest võib hankemenetluse raames olla nõutav pakkuja meeskonna liikmete CVde, diplomite või teiste hankes nõutud isikuandmete esitamine. CVdele ja muude isikuandmetele ligipääsu piiratakse avaliku teabe seaduse alusel. Isikuandmetele ligipääsu ei piirata vaid eraisiku nime ja isikukoodi esinemisel või juriidilise isiku esindaja andmete osas, kui ta esindab nende andmetega juriidilist isikut. Ministeerium seob pakkujaid ja nende esindajaid osas hankemenetlustes ka ise hangete juurde, eeldusel et pakkuja ja tema esindajad on ise esitanud oma andmed riigihangete registrile.
Hangetes kogutud andmeid säilitatakse vastavalt dokumentide loetelule. Hankemenetluse korraldamisega seotud dokumentatsiooni koos kirjavahetustega säilitatakse 25 aastat, lepinguid ja tellimiskirju säilitatakse 15 aastat alates lepingu lõppemisest või teenuse osutamisest.
Meie valitsemisalas olevad ametid töötlevad riiklike registrite andmeid. Registrite isikuandmete koosseis ja säilitamise tähtajad on määratletud õigusaktides ning andmetöötlus (sh isikuandmete) toimub ranges vastavuses õigusaktidega.
Registrite isikuandmetega saab tutvuda ja vajadusel neid parandada internetis, kasutades e-PRIA või meie kliendiportaali võimalusi. Eraisikuna on Teil õigus tutvuda enda kohta kogutud andmetega, nõuda vigade parandamist isikuandmetes ja esitada vastuväiteid, pöördudes asjakohasesse ametisse teabenõudega.
Ministeeriumi ametid töötlevad järgmiste registrite andmeid.
Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet (PRIA)
Põllumajandus- ja Toiduamet (PTA)
Kui soovite tutvuda andmetega, mida oleme Teie kohta kogunud, esitage meile isiklikult oma käega või digitaalselt allkirjastatud taotlus, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud Teie isikusamasuses. Teie kohta kogutud andmeid väljastatakse ainult Teile. Kolmandale isikule väljastame Teie isikuandmeid ainult juhul, kui selleks on seadusest otse tulenev õigus.
Võimaluse korral väljastame Teile andmed Teie soovitud viisil viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Paberil andmete väljastamisel võime alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest (kui seadusega ei ole ette nähtud riigilõivu teabe väljastamise eest). Turvasalvestusi ei väljastata turvakaalutlustel ja sellega kaasneks ka salvestustele jäänud kolmandate isikute õiguste rikkumine.
Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ja enda isikuandmete töötlemise lõpetamist (kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam seaduslikku alust). Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.
Kui Te leiate, et andmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtusse.
Kui meie valitsemisala asutuses toimub eraisikute isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame sellest Andmekaitse Inspektsiooni, kes menetleb rikkumist. Kindlasti võtame meetmeid, et rikkumine kohe lõpetada.
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
Isikuandmete kaitset koordineerib ministeeriumis ja tema allasutustes andmekaitsenõunik, kelle jutule saab pöörduda aadressil [email protected].
Laura Liivaste
nõunik (andmekaitse)
Viimati uuendatud 25.03.2024
